人が実際に使う場所に印をつける
簡単な配置図に、席、飲食の提供場所、スピーチの場所、写真撮影の場所、来場の動線を書き込みます。準備から最後のゲストが帰るまでを含めて、イベントの現地の日付と時刻を選びます。会場の晴れた写真1枚では、その時間全体はわかりません。
予定の中のいくつかの時点を確かめる
- 準備の時刻に会場を確かめます。
- メインの開始時刻に、席とスピーチの場所を確かめます。
- 特にゲストが同じ場所にとどまるなら、半ばの時刻も比べます。
- 写真撮影の場所は、実際に予定している時刻で確かめます。
- イベントの終わりと、代替案を見直します。
Coffee in the Sunで、これらの時刻に地図上の近くの建物がつくる影の推定を比べましょう。会場全体のうち日なたが何パーセントかより、並んだ椅子の列を影が横切るかどうかのほうが重要なこともあります。
目の高さの条件は現地で確かめる
地面の地図では条件がよさそうに見えても、低い太陽がゲストや話し手のほうへ照りつけることがあります。スクリーンが見づらくなったり、カメラマンが立ち位置を変える必要が出たりもします。会場で配置図どおりに歩いてみて、関係する視線の向きを確かめてください。
アプリは、家具、ステージ、人の顔、屋内の空間を正確にモデル化するものではありません。木、日よけ、地形は建物の影のモデルの外にあり、仮設のテントや不完全な建物データによっても結果は変わります。
快適さと雨天の代替案を計画する
できれば日なたと日陰を選べるようにし、日が近づいたら天気予報を確認してください。雲、雨、風は、建物の影の幾何学とは別の問題です。屋内または屋根のある代わりの場所と、そこに切り替えるかどうかを誰が決めるのかを、会場と取り決めておきましょう。
大きなイベントでは、会場の手順と地域の規定に従ってください。一般向けの影の地図は、会場の安全評価でも、専門的なイベント計画の代わりでもありません。
最終的なレイアウトを確かめ直す
席を数メートル動かしたり、日よけを足したりするだけで、以前の観察が当てはまらなくなることがあります。日付、時刻、場所を計画と一緒に残しておき、準備の際に実際の配置を確かめてください。
写真撮影についてはゴールデンアワーの撮影計画をご覧ください。季節による違いは夏の場所が冬に違って見える理由で解説しています。背景となる仕組みはNASAの季節の解説にあります。