Markeer de plekken die mensen echt gebruiken
Markeer op een eenvoudige plattegrond de zitplekken, het eten, een plek voor sprekers, de fotoplek en de aanlooproutes. Kies de lokale datum en tijd van het evenement, inclusief de opbouw en het vertrek van de laatste gasten. Eén zonnige foto van de locatie beschrijft niet die hele periode.
Check meerdere momenten in het programma
- Bekijk de locatie op het moment van opbouw.
- Check de zitplekken en de sprekersplek op de officiële starttijd.
- Vergelijk het midden, vooral als gasten op één plek blijven zitten.
- Check de fotoplek op het tijdstip dat de foto echt gepland is.
- Bekijk het einde van het evenement en het uitwijkplan.
Vergelijk in Koffie in de Zon op deze tijdstippen de geschatte schaduwen van nabijgelegen gebouwen uit kaartgegevens. Een schaduw die over een rij stoelen schuift, kan belangrijker zijn dan het totale percentage van de locatie dat in de zon ligt.
Check de omstandigheden op ooghoogte ter plekke
Lage zon kan in de ogen van gasten of een spreker schijnen, zelfs als de kaart op grondniveau gunstig lijkt. Schermen kunnen slecht leesbaar zijn, en een fotograaf moet misschien ergens anders gaan staan. Loop het plan op de locatie door en bekijk de relevante zichtlijnen.
De app modelleert geen precieze meubels, podia, gezichten of binnenruimtes. Bomen, luifels en terrein vallen buiten het gebouwschaduwmodel; tijdelijke tenten en onvolledige gebouwgegevens kunnen het resultaat ook veranderen.
Plan comfort en een alternatief bij slecht weer
Bied waar mogelijk een keuze tussen zon en schaduw en check de weersverwachting als de datum dichterbij komt. Bewolking, regen en wind staan los van de meetkunde van gebouwschaduwen. Spreek met de locatie een binnen- of overdekt alternatief af en wie beslist wanneer dat wordt gebruikt.
Volg bij grotere evenementen de procedures van de locatie en de plaatselijke voorschriften. Een schaduwkaart voor consumenten is geen veiligheidsbeoordeling van het terrein en geen vervanging voor professionele evenementenplanning.
Check de definitieve opstelling opnieuw
Als je de stoelen een paar meter verschuift of een luifel toevoegt, kan een eerdere waarneming niet meer kloppen. Bewaar de datum, tijden en plekken bij je plan en controleer de echte opstelling tijdens de opbouw.
Voor fotografie zie je foto's plannen in het gouden uur. Voor verschillen per seizoen lees je waarom een zomerplek zich in de winter anders gedraagt. De uitleg van NASA over de seizoenen geeft de achtergrond.
